Onderzoeksprotocol Rekenkamer Purmerend 2023

Jaarplan en jaarverslag

Jaarlijks stelt de Rekenkamer vast welke onderzoeken en evaluaties zij het 
komende kalender jaar gaat uitvoeren of laat uitvoeren. De Rekenkamer stelt het 
jaarplan jaarlijks vast en stuurt het ter kennisname naar de gemeenteraad. In het 
jaarplan wordt per voorgenomen onderzoeksonderwerp informatie opgenomen over
een aantal aspecten van het onderzoek (onder andere: de argumentatie waarom 
dit onderwerp wordt onderzocht, de selectiecriteria waarop het onderwerp is 
getoetst, welk beleidsterrein[en] het betreft, het doel van het onderzoek, planning 
en budget). 

In het jaarverslag gaat de rekenkamer in op de onderzoeken en evaluaties die het 
voorgaande jaar zijn uitgevoerd, wijzigingen in samenstelling van de rekenkamer, 
eventuele samenwerkingen met andere rekenkamers of andere relevante 
ontwikkelingen. 

Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan gedurende het jaar de 
prioriteit van de onderzoeken worden aangepast of een nieuw onderzoek worden 
toegevoegd. 

Wanneer door derden een verzoek voor een rekenkameronderzoek wordt gedaan, 
wordt dit getoetst aan de criteria zoals geformuleerd in de verordening en krijgt de 
indiener hier een schriftelijke reactie op.

Inventarisatie onderzoekonderwerpen

In de periode voorafgaand aan de vaststelling van het Jaarplan wordt 
geïnventariseerd welke onderwerpen zich kunnen lenen voor een onderzoek door 
de Rekenkamer Purmerend. De inventarisatie, ofwel dynamische groslijst, is een 
verzameling van onderwerpen die door de Rekenkamer zijn aangedragen (op grond
van monitoring of als uitvloeisel van eerdere onderzoeken) of die zijn gesuggereerd
door vertegenwoordigers of bestuurders van gemeentelijke organen (raad, college, 
burgemeester, ambtelijke organisatie) en burgers en belangengroeperingen. 

De Rekenkamer kiest uiteindelijk onderwerpen die in belangrijke mate voldoen aan 
de in artikel 12 van de Verordening opgenomen selectiecriteria. Het onderzoek 
dient:
a. een actueel maatschappelijk belang te hebben;
b. een toegevoegde waarde te hebben en bruikbare resultaten op te leveren in de 
vorm van aanbevelingen;
c. toekomstgericht te zijn;
d. een substantieel financieel belang voor de gemeente te bevatten;
e. een antwoord te geven op beredeneerde twijfel omtrent doelmatigheid, 
doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van het onderzoeksonderwerp;
f. een oplossing te bieden voor de risico’s (financieel, juridisch, imago, politiek en 
dergelijke) die de gemeente ten aanzien van het onderzoeksonderwerp loopt;
g. te gaan over beleid of producten die reeds langer dan een jaar geleden 
ingevoerd zijn;
h. positief onderscheidend te zijn t.o.v. andere onderzoeken (doordat het 
onderwerp niet eerder is onderzocht, er andere elementen onderzocht zijn of 
andere onderzoeken minder diepgaand/kwalitatief minder goed zijn uitgevoerd);
i. bij te dragen aan enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke 
beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.

Bij deze keuze kan de Rekenkamer zich tevens baseren op de resultaten van een 
vooronderzoek. Een quick scan is een kortlopend onderzoek. Bij een quick scan wordt niet getornd 
aan de werkwijze bij interviews, wel wordt - omwille van de tijd - direct een 
eindrapport geschreven waarbij ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor 
worden samengevoegd.

Uitvoering onderzoek

Bij een rekenkameronderzoek worden de volgende stappen doorlopen:

1. Start onderzoek 

De rekenkamer besluit onafhankelijk welk onderwerp gekozen wordt. De 
onderzoeksvragen, de afbakening, de planning van het onderzoek en eventuele 
andere relevante informatie wordt vastgesteld in een onderzoeksopzet. Na 
vaststelling door de Rekenkamer wordt deze ter informatie verzonden aan raad, 
college en gemeentesecretaris. 

De gemeentesecretaris wordt gevraagd een ambtelijk contactpersoon aan te wijzen
voor het onderzoek. De secretaris / onderzoeker van de rekenkamer legt contact 
met de ambtelijk contactpersoon en plant een startgesprek met één of meerdere 
leden van de rekenkamer.

2. Verzameling informatie 

De secretaris / onderzoeker zal samen met de leden van de rekenkamer 
inventariseren welke informatie noodzakelijk is om de onderzoeksvragen te kunnen
beantwoorden. Hiertoe kunnen documenten worden opgevraagd, enquêtes 
uitgezet, gesprekken georganiseerd met mensen binnen of buiten de gemeente en 
indien passend kunnen ook andere onderzoeksinstrumenten ingezet worden. Bij 
gesprekken met ambtenaren binnen de ambtelijke organisatie is de ambtelijk 
contactpersoon op de hoogte. Uitgangspunt is dat bij alle gesprekken één lid van 
de Rekenkamer aanwezig is, naast de secretaris / onderzoeker. Van ieder gesprek 
wordt een verslag gemaakt dat vertrouwelijk is door de geïnterviewde op juistheid 
gecontroleerd kan worden. De vertrouwelijke verslagen worden alleen verzonden 
naar de leden van de rekenkamer.

3. Concept rapport 

Op basis van de beschikbare informatie schrijft de secretaris / onderzoeker een 
concept rapport (of nota van bevindingen) waarin op een gestructureerde en 
toegankelijke manier de onderzoeksvragen worden beantwoord. Aan het einde van 
het concept rapport worden de onderzoeksvragen beantwoord. Aan het begin van 
het rapport worden onder het kopje conclusies de politiek relevantie bevindingen 
van het rapport gepresenteerd. 

De rekenkamer bespreekt het concept rapport en bepaalt of het nuttig is om 
aanvullend onderzoek te doen, om teksten te herzien of andere toevoegingen of 
aanpassingen in het rapport te doen zodat het een goede weergave is van het 
uitgevoerde onderzoek. 
Wanneer de Rekenkamer tevreden is over het concept rapport, wordt dit 
vastgesteld voor ambtelijk hoor.

4. Ambtelijk hoor 

Het concept rapport wordt voor het ambtelijk hoor verzonden aan de 
gemeentesecretaris voor een controle op eventuele feitelijke onjuistheden. Deze 
stap kan ofwel schriftelijk ofwel via een daartoe georganiseerd gesprek. De 
secretaris / onderzoeker draagt er zorg voor dat de terugkoppeling van het 
ambtelijk hoor bij de Rekenkamer terechtkomt. 
Na ambtelijk hoor kan de Rekenkamer het rapport wijzigen en vaststellen voor 
bestuurlijk hoor.

5. Bestuurlijk hoor 

Het eindrapport wordt voor een bestuurlijke reactie verzonden aan het college van 
burgemeester en wethouders. De bestuurlijke reactie zal meestal vorm krijgen in 
een brief of memo vanuit het college, waarin ingegaan wordt op het onderzoek, de 
conclusies en de aanbevelingen van het rapport. Deze wordt opgenomen in het 
rapport zelf.

6. Vaststelling eindrapport 

De Rekenkamer kan na de reactie vanuit het bestuurlijk hoor een nawoord 
opnemen om in het rapport in te gaan op de bestuurlijke reactie. Vervolgens wordt 
het rapport vastgesteld en ter informatie verzonden aan de gemeenteraad. Tevens 
wordt in overleg met de griffie een datum gepland voor de politieke behandeling en
een informatiebijeenkomst om het rapport toe te lichten.

7. Communicatie en politieke behandeling 

Wanneer de rekenkamer het rapport publiceert, is er de mogelijkheid voor de pers 
om vragen te stellen over het rapport. Hierover wordt in overleg met de voorzitter 
van de rekenkamer afgestemd wie deze vragen beantwoordt. 
Vervolgens zal een raadsvoorstel met de door de rekenkamer voorgestelde 
aanbevelingen behorende bij het rapport politiek behandeld worden in de 
relevantie commissie en daarna in de raad.

8. Evaluatie 

Na een periode van twee tot vier jaar (afhankelijk van wat passend is bij het 
specifieke onderzoek) kan een onderzoek geëvalueerd worden. Hierbij wordt per 
aanbeveling onderzocht in welke mate deze zijn gerealiseerd. Een memo hierover 
wordt vastgesteld door de Rekenkamer en ter informatie verzonden aan de raad. 
Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamer Purmerend van 22 maart 
2023

De voorzitter, Barbara IJsselmuiden 
De secretaris, Niek Wijmenga