Onderzoeksprotocol Rekenkamer Purmerend 2023
In de verordening van de Rekenkamer Purmerend 2022 is bepaald dat de Rekenkamer een onderzoeksprotocol vaststelt en ter informatie opstuurt aan de raad. In het onderzoeksprotocol wordt uitgewerkt op welke wijze de rekenkamer voornemens is haar werkzaamheden in te vullen. De rekenkamer kan hier gemotiveerd van afwijken.
Jaarplan en jaarverslag
Jaarlijks stelt de Rekenkamer vast welke onderzoeken en evaluaties zij het komende kalender jaar gaat uitvoeren of laat uitvoeren. De Rekenkamer stelt het jaarplan jaarlijks vast en stuurt het ter kennisname naar de gemeenteraad. In het jaarplan wordt per voorgenomen onderzoeksonderwerp informatie opgenomen over een aantal aspecten van het onderzoek (onder andere: de argumentatie waarom dit onderwerp wordt onderzocht, de selectiecriteria waarop het onderwerp is getoetst, welk beleidsterrein[en] het betreft, het doel van het onderzoek, planning en budget).
In het jaarverslag gaat de rekenkamer in op de onderzoeken en evaluaties die het voorgaande jaar zijn uitgevoerd, wijzigingen in samenstelling van de rekenkamer, eventuele samenwerkingen met andere rekenkamers of andere relevante ontwikkelingen. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan gedurende het jaar de prioriteit van de onderzoeken worden aangepast of een nieuw onderzoek worden toegevoegd. Wanneer door derden een verzoek voor een rekenkameronderzoek wordt gedaan, wordt dit getoetst aan de criteria zoals geformuleerd in de verordening en krijgt de indiener hier een schriftelijke reactie op.
Inventarisatie onderzoekonderwerpen
In de periode voorafgaand aan de vaststelling van het Jaarplan wordt geïnventariseerd welke onderwerpen zich kunnen lenen voor een onderzoek door de Rekenkamer Purmerend. De inventarisatie, ofwel dynamische groslijst, is een verzameling van onderwerpen die door de Rekenkamer zijn aangedragen (op grond van monitoring of als uitvloeisel van eerdere onderzoeken) of die zijn gesuggereerd door vertegenwoordigers of bestuurders van gemeentelijke organen (raad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie) en burgers en belangengroeperingen.
De Rekenkamer kiest uiteindelijk onderwerpen die in belangrijke mate voldoen aan de in artikel 12 van de Verordening opgenomen selectiecriteria. Het onderzoek dient:
a. een actueel maatschappelijk belang te hebben.
b. een toegevoegde waarde te hebben en bruikbare resultaten op te leveren in de vorm van aanbevelingen;
c. toekomstgericht te zijn.
d. een substantieel financieel belang voor de gemeente te bevatten.
e. een antwoord te geven op beredeneerde twijfel omtrent doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van het onderzoeksonderwerp.
f. een oplossing te bieden voor de risico’s (financieel, juridisch, imago, politiek en dergelijke) die de gemeente ten aanzien van het onderzoeksonderwerp loopt.
g. te gaan over beleid of producten die reeds langer dan een jaar geleden ingevoerd zijn.
h. positief onderscheidend te zijn t.o.v. andere onderzoeken (doordat het onderwerp niet eerder is onderzocht, er andere elementen onderzocht zijn of
andere onderzoeken minder diepgaand/kwalitatief minder goed zijn uitgevoerd).
i. bij te dragen aan enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.
Bij deze keuze kan de Rekenkamer zich tevens baseren op de resultaten van een vooronderzoek. Een quickscan is een kortlopend onderzoek. Bij een quickscan wordt niet getornd aan de werkwijze bij interviews, wel wordt - omwille van de tijd - direct een eindrapport geschreven waarbij ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor worden samengevoegd.
Uitvoering onderzoek
Bij een rekenkameronderzoek worden de volgende stappen doorlopen:
1. Start onderzoek
De rekenkamer besluit onafhankelijk welk onderwerp gekozen wordt. De onderzoeksvragen, de afbakening, de planning van het onderzoek en eventuele
andere relevante informatie wordt vastgesteld in een onderzoeksopzet. Na vaststelling door de Rekenkamer wordt deze ter informatie verzonden aan raad,
college en gemeentesecretaris.
De gemeentesecretaris wordt gevraagd een ambtelijk contactpersoon aan te wijzen voor het onderzoek. De secretaris / onderzoeker van de rekenkamer legt contact met de ambtelijk contactpersoon en plant een startgesprek met één of meerdere leden van de rekenkamer.
2. Verzameling informatie
De secretaris/onderzoeker zal samen met de leden van de rekenkamer inventariseren welke informatie noodzakelijk is om de onderzoeksvragen te kunnen
beantwoorden. Hiervoor kunnen documenten worden opgevraagd, enquêtes uitgezet, gesprekken georganiseerd met mensen binnen of buiten de gemeente en indien passend kunnen ook andere onderzoeksinstrumenten ingezet worden. Bij gesprekken met ambtenaren binnen de ambtelijke organisatie is de ambtelijk contactpersoon op de hoogte. Uitgangspunt is dat bij alle gesprekken één lid van de Rekenkamer aanwezig is, naast de secretaris / onderzoeker. Van ieder gesprek wordt een verslag gemaakt dat vertrouwelijk is door de geïnterviewde op juistheid gecontroleerd kan worden. De vertrouwelijke verslagen worden alleen verzonden naar de leden van de rekenkamer.
3. Conceptrapport
Op basis van de beschikbare informatie schrijft de secretaris/onderzoeker een conceptrapport (of nota van bevindingen) waarin op een gestructureerde en toegankelijke manier de onderzoeksvragen worden beantwoord. Aan het einde van het conceptrapport worden de onderzoeksvragen beantwoord. Aan het begin van het rapport worden onder het kopje conclusies de politiek relevantie bevindingen van het rapport gepresenteerd.
De rekenkamer bespreekt het conceptrapport en bepaalt of het nuttig is om aanvullend onderzoek te doen, om teksten te herzien of andere toevoegingen of aanpassingen in het rapport te doen zodat het een goede weergave is van het uitgevoerde onderzoek. Wanneer de Rekenkamer tevreden is over het concept rapport, wordt dit vastgesteld voor ambtelijk hoor.
4. Ambtelijk hoor
Het conceptrapport wordt voor het ambtelijk hoor verzonden aan de gemeentesecretaris voor een controle op eventuele feitelijke onjuistheden. Deze
stap kan ofwel schriftelijk ofwel via een daarvoor georganiseerd gesprek. De secretaris/onderzoeker draagt er zorg voor dat de terugkoppeling van het
ambtelijk hoor bij de Rekenkamer terechtkomt. Na ambtelijk hoor kan de Rekenkamer het rapport wijzigen en vaststellen voor bestuurlijk hoor.
5. Bestuurlijk hoor
Het eindrapport wordt voor een bestuurlijke reactie verzonden aan het college van burgemeester en wethouders. De bestuurlijke reactie zal meestal vorm krijgen in een brief of memo vanuit het college, waarin ingegaan wordt op het onderzoek, de conclusies en de aanbevelingen van het rapport. Deze wordt opgenomen in het rapport zelf.
6. Vaststelling eindrapport
De Rekenkamer kan na de reactie vanuit het bestuurlijk hoor een nawoord opnemen om in het rapport in te gaan op de bestuurlijke reactie. Vervolgens wordt het rapport vastgesteld en ter informatie verzonden aan de gemeenteraad. Tevens wordt in overleg met de griffie een datum gepland voor de politieke behandeling en een informatiebijeenkomst om het rapport toe te lichten.
7. Communicatie en politieke behandeling
Wanneer de rekenkamer het rapport publiceert, is er de mogelijkheid voor de pers om vragen te stellen over het rapport. Hierover wordt in overleg met de voorzitter van de rekenkamer afgestemd wie deze vragen beantwoordt. Vervolgens zal een raadsvoorstel met de door de rekenkamer voorgestelde
aanbevelingen behorende bij het rapport politiek behandeld worden in de relevantie commissie en daarna in de raad.
8. Evaluatie
Na een periode van twee tot vier jaar (afhankelijk van wat passend is bij het specifieke onderzoek) kan een onderzoek geëvalueerd worden. Hierbij wordt per aanbeveling onderzocht in welke mate deze zijn gerealiseerd. Een memo hierover wordt vastgesteld door de Rekenkamer en ter informatie verzonden aan de raad.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamer Purmerend van 22 maart 2023
De voorzitter, Barbara IJsselmuiden
De secretaris, Niek Wijmenga