In gesprek over geheimhouding van informatie
In 2023 werd de regelgeving voor geheimhouding van informatie gewijzigd in de Gemeentewet, omdat dit in de praktijk onduidelijkheid gaf. Het opleggen van geheimhouding is vereenvoudigd en verbeterd.
Raadsadviseur Ine Leenstra maakte in 2024 een eindopdracht over geheimhouding van informatie als afsluiting van haar opleiding als commissiegriffier.
Wat was de aanleiding om de regels aan te passen?
‘’Het opleggen van geheimhouding op informatie kan de vrijheid van meningsuiting en het doelmatig handelen van het gemeentebestuur beperken. Bovendien kan de samenleving niet beschikken over geheime informatie, waardoor het gemeentebestuur minder goed valt te controleren. Het uitgangspunt voor het verstrekken van informatie is daarom ook ‘openbaar, tenzij …’. Dat wil zeggen dat informatie zoveel mogelijk openbaar wordt verstrekt en geheime informatie niet langer geheim blijft dan strikt noodzakelijk. Zo kan de raad zijn controlerende taak optimaal uitoefenen en wordt er openheid gegeven aan de inwoners.’’
Hoe heeft dit iets veranderd in het werk?
‘’Om de geheimhoudingsregeling te vereenvoudigen en te verbeteren, is er nu één hoofdstuk (5) over geheimhouding in de Gemeentewet opgenomen. Het opleggen en opheffen van geheimhouding vereist altijd een duidelijk besluit. Zo geldt bij een besloten raadsvergadering automatisch geheimhouding op de gedeelde informatie. Totdat de raad de geheimhouding opheft. Zowel raad, college, burgemeester als een commissie kunnen geheimhouding opleggen (en opheffen) op informatie. Maar als de informatie eenmaal naar de gemeenteraad is verstuurd, dan kan alleen nog de raad de geheimhouding opheffen. De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen. Als een raads- of commissielid in strijd handelt met de verplichting tot geheimhouding, kan de raad hem of haar voor maximaal drie maanden uitsluiten van geheime informatie. Het schenden van geheimhouding is een strafbaar feit.’’
Je hebt aanbevelingen gedaan om duidelijker om te gaan met geheimhouding. Kun je er een paar noemen?
‘’Jazeker. Maak ambtenaren en bestuur bewuster van de afspraken over geheimhouding. Betrek Juridische Zaken bij het voorbereiden van documenten voor college en raad. Voeg standaard een kopje ‘Geheimhouding’ toe aan de formats. Neem in geval van geheimhouding een deugdelijke motivering op, een vervaldatum en een verwijzing naar de Wet open overheid. Maak een duidelijke werkinstructie. En geef ook vooral in de stukken en op de website een duidelijk uitleg waarom er geheimhouding rust op de informatie.‘’
Wat valt er nog te doen?
‘’In december 2024 nam de raad unaniem een motie aan om eenmaal per jaar te beoordelen of bij de raadsinformatie waarop door het college geheimhouding is gelegd, de geheimhouding kan worden opgeheven. Ook wordt er aan gewerkt om geheimhouding specifieker op te laten nemen in college- en raadsvoorstellen. Hiermee worden sommige aanbevelingen al opgepakt en daar ben ik blij mee, omdat dit van meerwaarde is voor de gehele organisatie en daarmee ook voor de inwoners.’’
